Copy-&-Paste-Rechner
Rechne aus, was dich manuelle Prozesse pro Jahr wirklich kosten – mit deinen eigenen Zahlen
Was kosten Copy & Paste wirklich?
Trag Stundensatz und wöchentlichen Aufwand ein – und sieh selbst, was Copy & Paste dich pro Jahr wirklich kostet.
Auf dem Bildschirm laufen drei Programme gleichzeitig: links das Kontaktformular aus dem Posteingang, rechts das CRM, dazwischen die Buchhaltung. Eine neue Anfrage ist hereingekommen – Name, Firma, E-Mail, die Projektidee in zwei Sätzen. Du markierst, kopierst, wechselst das Fenster, klickst auf „Neuer Kontakt", fügst ein, korrigierst den Zeilenumbruch und speicherst.
Drei Minuten – nicht dramatisch, aber jeden Tag. Zwischendurch immer dieselbe Handbewegung für Angebote, Rechnungen, Stundenzettel, Terminbestätigungen, Wiedervorlagen. Am Freitagabend beschleicht dich das Gefühl: „Irgendwas ist heute nicht weitergegangen." Das Gefühl täuscht nicht – nur war nichts davon abrechenbar.
Nimm deine Zahl mit ins Erstgespräch oder schick sie intern weiter, bevor wieder alles zwischen zwei Programmen verschwindet.
Häufige Fragen zum Rechner
- Wie wird gerechnet?
- Stunden pro Woche × Stundensatz × Personen × 52 Wochen – und zwar 52, weil Routineaufgaben auch bei Urlaub und Krankheit nicht verschwinden: Sie stapeln sich oder fallen jemand anderem zu.
- Welcher Stundensatz ist realistisch?
- Nimm den Stundensatz, den du selbst ansetzt, wenn du Kunden Rechnungen stellst. Wer statt produktiver Arbeit Daten abtippt, verliert keinen Mindestlohn – sondern den Wert der Stunde, die nicht abrechenbar war. Für Angestellte rechnet man mit dem Vollkostensatz: Brutto plus Arbeitgeberanteile, geteilt durch bezahlte Arbeitsstunden.
- Sind 4 bis 6 Stunden pro Woche nicht übertrieben?
- In kleinen Betrieben ohne durchgängige Systemintegration ist das eher die Untergrenze. Die typischen Quellen: Anfragen aus dem Webformular landen nicht automatisch im CRM, Angebote müssen manuell ins Buchhaltungssystem, Zahlungseingänge wieder zurück in die Auftragsverwaltung, Stundenzettel in die Lohnabrechnung. Jede dieser Schnittstellen, die per Hand läuft, addiert Minuten – und wer dabei aus einer anderen Aufgabe herausgerissen wird, braucht danach Zeit, um wieder reinzukommen. Dieser Aufwand taucht in keiner Zeiterfassung auf.
- Lohnt sich das auch bei nur zwei Stunden pro Woche?
- Rechne selbst: 2 Stunden × dein Stundensatz × 52 Wochen. Schon bei 60 €/h kommen so 6.240 € im Jahr zusammen. Eine einmalige Automatisierung für 500 bis 1.500 € rechnet sich in wenigen Wochen – und wächst nicht mit deinem Arbeitstag.
Ist deine Zahl größer als gedacht?
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, welche dieser Stunden sich sauber automatisieren lassen – und welche nicht.
Erstgespräch vereinbaren