Dienstleistung: Anfragen, Angebote, Rechnungen automatisieren
Von der ersten Anfrage bis zur gestellten Rechnung – ein klarer Ablauf statt Suche im Postfach.
So sieht es im Alltag aus
Dienstag, 10 Uhr. Drei neue Anfragen im Postfach, zwei davon per Formular, eine per Telefonnotiz auf einem Zettel. Gleichzeitig hakt ein Kunde nach, dessen Angebot seit neun Tagen in der Entwurfsmappe liegt – ohne dass jemand daran schuld wäre.
Postfach, CRM, Angebotsvorlage, Buchhaltung – vier Systeme, die nichts voneinander wissen. Bei jeder manuellen Übergabe schleichen sich Fehler ein, Schritte gehen verloren – und Kunden warten länger als nötig.
Rechne einmal selbst*
Angenommen, pro Woche gehen zehn Anfragen ein, davon verlieren zwei den Anschluss, weil das Follow-up nicht rechtzeitig rausgeht. Bei einem durchschnittlichen Auftragswert von 1.500 € sind das potenziell 3.000 € pro Woche, die im Postfach verschwinden. Selbst wenn nur ein Drittel davon tatsächlich ein Auftrag geworden wäre, bleibt ein spürbarer Betrag. Eine automatische Erinnerung reicht, um ihn zurückzuholen.
Was eine Automatisierung hier typischerweise verbindet
- Kontaktformular oder E-Mail-Eingang direkt ins CRM (Pipedrive, HubSpot o. ä.)
- Automatisch erzeugter Angebotsentwurf inkl. Kunden- und Projektdaten
- Follow-up-Trigger, wenn ein Angebot nach X Tagen nicht beantwortet ist
- Rechnungsstellung angekoppelt, sobald der Auftrag als „abgeschlossen" markiert ist
Häufige Fragen zu diesem Anwendungsfall
Wie verbinde ich das Kontaktformular auf der Website mit meinem CRM?
Takelwerk koppelt das Formular per Webhook oder API an dein CRM – sei es Pipedrive, HubSpot oder eine andere Lösung. Jede Anfrage erzeugt automatisch einen Datensatz mit Quelle, Thema und Zeitstempel. Nichts bleibt in einem Postfach hängen.
Kann ich Follow-ups automatisch anstoßen, aber trotzdem persönlich bleiben?
Ja. Die Automatisierung sorgt dafür, dass ein Follow-up nach einer vereinbarten Frist überhaupt getriggert wird – den Ton setzt du selbst. Vorlagen lassen sich variabel füllen, und du entscheidest, ob die Nachricht direkt rausgeht oder erst zur Freigabe landet.
Was passiert mit Angeboten, die älter als zwei Wochen sind?
Offene Angebote bekommen automatisch eine Erinnerung an den Kunden und parallel eine interne Notiz: nachfassen, Rabatt prüfen oder als verloren markieren. So rutscht nichts unter den Tisch und der Status bleibt belastbar.