Angebote automatisch erstellen und nachfassen
Von der ersten Anfrage bis zur gestellten Rechnung – ein klarer Ablauf statt Suche im Postfach
So sieht es im Alltag aus
Es ist Dienstagvormittag um 10 Uhr. Du findest drei neue Anfragen in deinem Postfach: Zwei davon kommen über das Kontaktformular, eine weitere liegt als Telefonnotiz auf einem Zettel bereit. Gleichzeitig hakt ein Kunde bei dir nach, dessen Angebot bereits seit neun Tagen unbearbeitet in der Entwurfsmappe liegt – ohne dass jemand aus dem Team bewusst daran schuld wäre.
E-Mail-Postfach, CRM, Angebotsdokument und Buchhaltung sind oft vier Systeme, die Daten nicht austauschen. Wenn du Daten manuell von einem Programm ins nächste übertragen, schleichen sich unweigerlich Fehler ein und die Kunden warten am Ende länger als nötig.
Rechne einmal selbst*
Angenommen, pro Woche gehen zehn Anfragen ein, davon verlieren zwei den Anschluss, weil das Follow-up nicht rechtzeitig rausgeht. Bei einem durchschnittlichen Auftragswert von 1.500 € sind das potenziell 3.000 € pro Woche, die im Postfach verschwinden. Selbst wenn nur ein Drittel davon tatsächlich ein Auftrag geworden wäre, bleibt ein spürbarer Betrag. Eine automatische Erinnerung reicht, um ihn zurückzuholen.
Was eine Automatisierung hier typischerweise verbindet
- Kontaktformular oder E-Mail-Eingang direkt ins CRM (Pipedrive, HubSpot o. ä.)
- Automatisch erzeugter Angebotsentwurf inkl. Kunden- und Projektdaten
- Follow-up-Trigger, wenn ein Angebot nach X Tagen nicht beantwortet ist
- Rechnungsstellung angekoppelt, sobald der Auftrag als „abgeschlossen" markiert ist
Häufige Fragen zu diesem Anwendungsfall
Wie verbinde ich das Kontaktformular auf der Website mit meinem CRM?
Takelwerk koppelt das Formular per Webhook oder API an dein CRM – sei es Pipedrive, HubSpot oder eine andere Lösung. Jede Anfrage erzeugt automatisch einen Datensatz mit Quelle, Thema und Zeitstempel. Nichts bleibt in einem Postfach hängen.
Kann ich Follow-ups automatisch anstoßen, aber trotzdem persönlich bleiben?
Ja. Die Automatisierung sorgt dafür, dass ein Follow-up nach einer vereinbarten Frist überhaupt getriggert wird – den Ton setzt du selbst. Vorlagen lassen sich variabel füllen, und du entscheidest, ob die Nachricht direkt rausgeht oder erst zur Freigabe landet.
Was passiert mit Angeboten, die älter als zwei Wochen sind?
Offene Angebote bekommen automatisch eine Erinnerung an den Kunden und parallel eine interne Notiz: nachfassen, Rabatt prüfen oder als verloren markieren. So rutscht nichts unter den Tisch und der Status bleibt belastbar.