Stundenzettel im Handwerk automatisieren
Wie Handwerksbetriebe in Norddeutschland Stundenzettel digital erfassen und an die Buchhaltung koppeln
So sieht es im Alltag aus
Freitagnachmittag in einem Handwerksbetrieb in Norddeutschland. Die Woche ist rum. Fünf Monteure sitzen im Transporter und kritzeln Stundenzettel auf Papier – jede Handschrift eigen, manches kaum lesbar.
Am Montag sortiert die Bürokraft das alles, tippt die Zeiten in die Buchhaltung, korrigiert Zahlendreher und schickt am Dienstag die Rechnungen raus. Drei Tage nach der eigentlichen Arbeit.
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Angenommen, drei Monteure verlieren je 15 Minuten am Freitag mit Stundenzetteln und die Bürokraft braucht am Montag zwei Stunden für die Übertragung. Das sind rund 12 Stunden pro Monat an reiner Verwaltung. Bei einem internen Stundensatz von 30 € macht das etwa 360 € im Monat oder rund 4.300 € im Jahr* – nur für das Abtippen der Arbeit, die bereits geleistet wurde.
Was eine Automatisierung hier typischerweise verbindet
- Digitales Stundenzettel-Formular auf dem Dienst-Handy – offline-fähig
- Automatische Übergabe an Lexoffice, sevDesk oder ähnliche Buchhaltungs-Tools
- Verknüpfung mit Projektverwaltung, damit Zeiten dem richtigen Auftrag zugeordnet werden
- Saubere Dokumentation, mit der auch ein Nachfolger am Schreibtisch klarkommt
Häufige Fragen zu diesem Anwendungsfall
Wie übertrage ich Stundenzettel automatisch in Lexoffice oder sevDesk?
Die Zeiten werden direkt auf der Baustelle über ein Formular oder per App erfasst und landen über n8n strukturiert in der Buchhaltung. Projekt, Mitarbeiter, Dauer und Tätigkeit stehen bereit für die Rechnung – ohne Zwischenstation auf Papier.
Funktioniert das auch, wenn meine Monteure nicht technikaffin sind?
Ja. Das Formular ist so gebaut, dass zwei oder drei Klicks genügen: Baustelle wählen, Start drücken, Stop drücken. Wer ein Smartphone bedienen kann, kann das auch. Wenn das Handynetz auf der Baustelle wackelt, werden Einträge offline gespeichert und später synchronisiert.
Was passiert mit bestehenden Papierzetteln und Excel-Listen?
Die werden nicht einfach ersetzt, sondern abgelöst. Alte Daten können importiert werden, bestehende Projektstrukturen bleiben erhalten. Der Umstieg passiert in einem definierten Fenster – nicht während der Auftragsspitze.
Erfüllt ein digitaler Stundenzettel die Aufzeichnungspflichten im Handwerk?
Ja. Für das Baugewerbe verlangt § 17 MiLoG, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren – die digitale Erfassung dokumentiert genau das, mit Zeitstempel und ohne Entzifferungsrätsel. Die rechtlichen Details stehen im Ratgeber zum digitalen Stundenzettel.
Wie lange dauert die Umstellung im laufenden Betrieb?
Der erste Ablauf – Formular, Projektzuordnung, Übergabe an die Buchhaltung – läuft in der Regel nach ein bis zwei Wochen. Dazu kommen zwei Wochen Parallelbetrieb, in denen Papier noch als Rückfallebene gilt. Kein Stichtag mit Stress, sondern ein Fenster, das in eure Auftragslage passt.