Immobilien

Abläufe für Makler und Hausverwaltungen automatisieren

Objektanfragen, Besichtigungen und Schadensmeldungen mit den vorhandenen Programmen verbinden

Historische Hafenszene in Schwarzweiß mit orangefarbenen Akzenten.

Jeder Vorgang braucht einen Objektbezug, eine Zuständigkeit und einen nächsten Schritt

Eine E-Mail allein ist noch kein bearbeitbarer Vorgang. Erst wenn klar ist, um welches Objekt es geht, wer zuständig ist und was als Nächstes passieren soll, kann die Arbeit zuverlässig weiterlaufen.

In Maklerbüros stehen diese Angaben teils im Portal, im Postfach, im Kalender oder in einer Telefonnotiz. In Hausverwaltungen kommen Einheiten, Eigentümer, Mieter, Dienstleister und Freigaben hinzu. Takelwerk richtet einen Ablauf ein, der die nötigen Informationen zusammenführt und dem richtigen Objekt und Vorgang zuordnet.

Dein Ablauf gibt die Richtung vor

Takelwerk verbindet Objektanfragen, Besichtigungen und Schadensmeldungen mit den Programmen, die du bereits nutzt. Die Angaben bleiben dem jeweiligen Objekt und Vorgang zugeordnet.

Kostenloses Erstgespräch vereinbaren

30 Minuten · kostenlos · Festpreis vor der Umsetzung

Zwei Wege für unterschiedliche Abläufe

Makler und Hausverwaltungen arbeiten mit Immobilien, aber nicht mit denselben Abläufen. Wähle den Bereich, der zu deinem Alltag gehört.

Zu den Abläufen für Makler

Objektanfragen, Besichtigungen, Unterlagen und der nächste Kontakt.

Zu den Abläufen für Hausverwaltungen

Schadensmeldungen, Zuständigkeiten, Aufträge und der Vorgangsstatus.

Für Makler

Objektanfragen bleiben mit dem richtigen Objekt verbunden

Ein möglicher Ablauf beginnt bei der Anfrage und endet nicht mit einer automatischen Antwort. Er hält das Objekt, den Interessenten, offene Angaben, den Termin und den nächsten Kontakt zusammen.

Von der Objektanfrage zum Besichtigungstermin

Eine Anfrage kommt über ein Immobilienportal, die eigene Website, Social Media oder per E-Mail. Eine Telefonnotiz lässt sich über ein kurzes internes Formular ergänzen. Der Vorgang wird dem richtigen Objekt zugeordnet und zeigt, welche Angaben oder Fragen noch fehlen.

Der Ablauf bestätigt zunächst den Eingang und fragt nur die Angaben ab, die zu diesem Zeitpunkt nötig sind. Du prüfst, ob die Anfrage zum Objekt passt und wer ein Exposé oder einen Besichtigungstermin erhält. Nach deiner Freigabe kann der Interessent einen freien Termin wählen. Der Ablauf bestätigt die Buchung und erinnert ihn rechtzeitig daran. Absagen und neue Fragen bleiben am selben Vorgang.

Von der Besichtigung zum nächsten Schritt

Nach dem Termin hältst du fest, ob Interesse besteht, welche Fragen offen sind und welche Unterlagen noch gebraucht werden. Legst du fest, wann du nachfassen möchtest, erinnert dich der Ablauf zum vereinbarten Zeitpunkt daran. Er zeigt außerdem, was nach der Besichtigung bereits geklärt ist. So kannst du den Eigentümer über den aktuellen Stand informieren, ohne Angaben aus mehreren Postfächern zusammenzusuchen.

Für Hausverwaltungen

Schadensmeldungen bekommen eine klare Zuständigkeit

Eine mögliche Bearbeitung beginnt mit einer vollständigen Meldung. Sie endet erst, wenn der Auftrag, die Rückmeldungen, die Prüfung und der Abschluss am selben Vorgang nachvollziehbar sind.

Von der Schadensmeldung zur zuständigen Person

Eine Meldung kommt über ein Formular, per E-Mail oder telefonisch. Das Objekt, die Einheit, der betroffene Bereich, Fotos, eine Rückrufmöglichkeit und Angaben zum Zutritt werden an einer Stelle erfasst. Das Formular fragt fehlende Angaben direkt ab. Kommt die Meldung per E-Mail oder telefonisch, sieht die zuständige Person, was noch ergänzt werden muss.

Du legst vorher fest, welche Angaben auf einen dringenden Schaden hindeuten. Trifft eines dieser Merkmale zu, markiert der Ablauf die Meldung zur Prüfung und benachrichtigt die zuständige Person. Die Entscheidung über die Dringlichkeit, die Befugnis und die Beauftragung bleibt bei dir. Nach der Prüfung erhalten die Mieter, die Eigentümer oder der Beirat die Information, die für sie bestimmt ist.

Vom Auftrag zum dokumentierten Abschluss

Nach der Freigabe gehen der Auftrag, der Termin und die nötigen Objektangaben an den ausgewählten Dienstleister. Der Ablauf ordnet eingehende Rückmeldungen und Unterlagen wieder dem richtigen Vorgang zu. Verzögert sich ein Termin oder fehlt eine Rückmeldung, erinnert der Ablauf die zuständige Person.

Du prüfst die ausgeführte Arbeit, die Rechnung und die nötigen Freigaben. Erst danach wird der Vorgang abgeschlossen. Sobald du den Status freigibst, informiert der Ablauf die betroffenen Personen. Niemand muss denselben Sachstand mehrfach zusammensuchen und einzeln erklären.

Jeder Vorgang bleibt vollständig nachvollziehbar

Bei Objektanfragen stehen der Interessent, offene Angaben, der Termin und der nächste Kontakt am selben Objekt.

Bei Schadensmeldungen stehen die Einheit, die Zuständigkeit, der Auftrag, die Rückmeldungen und der Status im selben Vorgang.

Vor der Umsetzung sieht sich Takelwerk mit dir den heutigen Ablauf an. Takelwerk hält fest, welche Schritte entfallen können, welche der eingerichtete Ablauf übernehmen soll und an welchen Stellen du entscheiden oder freigeben musst.

Deine Abläufe bestimmen, wo Automatisierung helfen kann

Die folgenden Möglichkeiten sind keine Pakete. Takelwerk legt sich nicht vor dem Erstgespräch auf ein Werkzeug fest. Gerade am Anfang muss nicht der ganze Ablauf auf einmal automatisiert werden. Oft ist es sinnvoll, mit einem klar begrenzten Schritt zu beginnen. Wenn er sich im Alltag bewährt, kann der nächste folgen.

Manchmal reicht eine Verbindung zwischen vorhandenen Programmen

Ein Formular kann eine Objektanfrage an die vorhandene Kundenverwaltung übergeben. Eine Schadensmeldung kann aus dem Postfach in die bestehende Verwaltungssoftware gelangen. Das bisherige Programm bleibt, und das erneute Eintragen entfällt an genau dieser Stelle.

Manchmal muss ein Vorgang durch mehrere Systeme laufen

Das Portal, das Postfach, der Kalender, die Dokumentablage und die bestehende Fachsoftware können einen gemeinsamen Ablauf bilden. Du siehst, an welcher Stelle ein Vorgang steht und wer übernehmen muss.

Manchmal fehlt eine passende Oberfläche

Wenn vorhandene Software eine Schadensmeldung, eine interne Prüfung oder eine einfache Statusabfrage nicht sinnvoll abbildet, kann Takelwerk dafür eine schlanke Anwendung entwickeln. Sie ergänzt die vorhandenen Systeme, statt automatisch einen vollständigen Austausch zu verlangen.

Ein Festpreis, bevor es losgeht

Im kostenlosen Erstgespräch beschreibst du einen konkreten Ablauf. Takelwerk fragt nach, wo der Vorgang beginnt, welche Programme und Personen beteiligt sind und welche Angaben am Ende weitergegeben oder dokumentiert werden sollen.

Erste Automatisierungen beginnen bei 490 Euro netto. Die gesetzliche Umsatzsteuer kommt hinzu. Bevor Takelwerk mit der Umsetzung beginnt, erhältst du einen schriftlichen Festpreis für dein Vorhaben.

Du testest den Ablauf im Betrieb

Nach der Umsetzung testest du den Ablauf gründlich. Im Alltag beobachtest du, ob er deine Arbeit spürbar erleichtert.

Die Lösung bleibt in deiner Hand

Du erhältst die vereinbarten Zugänge, eine Dokumentation und eine Einweisung. Die Lösung bleibt nachvollziehbar und übergabefähig.

Datenschutz und Datenwege sind von Anfang an sichtbar

DSGVO-konform umgesetzt. Wo immer möglich in Europa betrieben. Datenwege klar offengelegt.

90 Tage Geld zurück. Ohne Wenn und Aber.

Du prüfst deine Lösung 90 Tage ab der Übergabe im Betrieb. Bist du nicht zufrieden, nimmt Takelwerk sie zurück und erstattet dir den gezahlten Projektpreis.

Häufige Fragen von Maklern und Hausverwaltungen

Muss ich mein Maklerprogramm oder meine Website ersetzen?

Nicht automatisch. Takelwerk prüft zuerst, welche Programme und Formulare bereits vorhanden sind und welche Übergabe heute Handarbeit verursacht. Wenn sich die nötigen Daten zuverlässig austauschen lassen, kann die bestehende Lösung bleiben. Eine eigene Anwendung kommt erst infrage, wenn vorhandene Software den vereinbarten Ablauf nicht sinnvoll abbildet.

Kann jede Objektanfrage automatisch beantwortet und terminiert werden?

Der Ablauf kann den Eingang bestätigen und fehlende Angaben abfragen. Einen Termin bereitet er erst vor, nachdem du entschieden hast, wer zur Besichtigung eingeladen wird. Takelwerk macht diese Freigabe im Ablauf sichtbar.

Wie bleiben Informationen aus Telefonaten beim richtigen Objekt?

Über ein kurzes internes Formular ordnest du eine Telefonnotiz direkt dem Objekt und dem jeweiligen Kontakt zu. So bleiben der Rückruf, die offene Frage und der nächste Schritt dort, wo auch die Portal- oder E-Mail-Anfrage liegt.

Müssen Mieter und Eigentümer für Schadensmeldungen eine neue App installieren?

Nein. Je nach bestehender Arbeitsweise kann ein Webformular, eine E-Mail oder die Erfassung eines Telefonats ausreichen. Entscheidend ist, dass das Objekt, die Einheit, der Rückkanal und die nötigen Angaben anschließend in demselben Vorgang stehen. Takelwerk schlägt erst nach der Ablaufprüfung die passende Form vor.

Kann eine Automatisierung selbst entscheiden, wie dringend ein Schaden ist?

Du legst fest, welche Angaben auf einen dringenden Schaden hindeuten. Trifft eines dieser Merkmale zu, markiert der Ablauf die Meldung zur Prüfung und benachrichtigt die zuständige Person. Sie beurteilt, wie dringend der Schaden ist, ob sie selbst handeln darf, welcher Dienstleister beauftragt wird und welche weiteren Freigaben nötig sind.

Wie erfahren Mieter oder Eigentümer den aktuellen Stand?

Sobald du den Status freigibst, informiert der Ablauf die vorgesehenen Empfänger per E-Mail oder zeigt ihn in der Statusansicht. Vor der Umsetzung legst du fest, welche Beteiligten welche Information erhalten. Interne Notizen und nicht freigegebene Angaben bleiben davon getrennt.

Was passiert im kostenlosen Erstgespräch?

Das Gespräch dauert 30 Minuten. Du beschreibst einen konkreten Ablauf, die beteiligten Programme und Personen sowie die Stelle, an der du etwas verändern möchtest. Takelwerk fragt nach dem Eingang der Informationen, den Übergaben und der heutigen Bearbeitung. Danach kann Takelwerk einschätzen, welche Schritte entfallen oder automatisiert und welche Programme verbunden werden können.

Beschreibe einen konkreten Immobilienablauf

In 30 Minuten beschreibst du eine Objektanfrage, eine Besichtigung oder eine Schadensmeldung und die beteiligten Programme und Personen. Takelwerk fragt nach, wie die Angaben heute eingehen, weitergegeben und dokumentiert werden.

Kostenloses Erstgespräch vereinbaren