Digitaler Stundenzettel im Handwerk

Die Kurzfassung

Beim Papier-Stundenzettel entsteht nach dem Ausfüllen weitere Arbeit: Das Büro muss Handschriften lesen, Zeiten übertragen und fehlende Angaben klären. Eine digitale Erfassung kann die Zeiten direkt dem Auftrag zuordnen und an die Buchhaltung übergeben. Drei Wege führen dahin; welcher passt, hängt davon ab, was im Betrieb schon im Einsatz ist.

Was der Zettel wirklich kostet

Freitagnachmittag, fünf Monteure, fünf Handschriften. Am Montag sitzt die Bürokraft zwei Stunden an der Übertragung, korrigiert Zahlendreher und ruft zweimal auf der Baustelle an, weil eine Projektnummer fehlt. Erst am Dienstag gehen die Rechnungen raus – drei Tage nach der Arbeit, die sie abrechnen.

Ein Rechenbeispiel: Verlieren drei Monteure je 15 Minuten pro Woche mit Zetteln und braucht das Büro zwei Stunden für die Übertragung, sind das rund 12 Stunden Verwaltung im Monat – bei 30 € internem Stundensatz etwa 4.300 € im Jahr. Die Rechnung mit deinen eigenen Werten macht der Kosten-Rechner; wie der Ablauf danach aussieht, zeigt das Branchenbeispiel Handwerk.

Dazu kommt der Teil, über den seltener gesprochen wird: Was nicht lesbar ist, wird geschätzt. Geschätzte Zeiten landen in Rechnungen und in der Nachkalkulation – und dort entscheiden sie mit, ob ein Auftragstyp sich lohnt oder nur so aussieht.

Was rechtlich gilt – kurz und ohne Panik

Pflicht ist die Erfassung, nicht die Form. Für das Baugewerbe und weitere Branchen aus § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes schreibt § 17 MiLoG vor, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. § 17 MiLoG erfasst außerdem Minijobber grundsätzlich branchenübergreifend; Beschäftigungen in Privathaushalten nach § 8a SGB IV sind ausgenommen. Ausnahmen und Vereinfachungen der MiLoDokV und MiLoAufzV sind gesondert zu prüfen. Unabhängig davon hat das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit vorhalten müssen (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21).

Eine elektronische Form ist nach der BAG-Entscheidung nicht zwingend. Auch ein analoges Verfahren kann genügen, wenn es objektiv, verlässlich und zugänglich ist, Beginn und Ende erfasst und tatsächlich verwendet wird.

Offizielle Grundlagen: § 17 MiLoG → · MiLoDokV → · MiLoAufzV → · Bundesarbeitsgericht →

Drei Wege zum digitalen Stundenzettel

Woran Umstellungen scheitern

• Zu viele Pflichtfelder. Wenn die Erfassung länger dauert als das Kritzeln auf Papier, gewinnt das Papier. Alles, was sich aus dem Kontext ergibt – Datum, Mitarbeiter, Standard-Baustelle –, gehört vorbefüllt.
• Umstieg mitten in der Auftragsspitze. Lege ein Testfenster und klare Abnahmekriterien fest. Erst wenn Erfassung, Projektzuordnung und Übergabe funktionieren, ersetzt der neue Weg den Papierzettel.
• Die Buchhaltung bleibt außen vor. Werden Zeiten digital erfasst, anschließend aber manuell übertragen, bleibt ein wesentlicher Arbeitsschritt bestehen. Deshalb gehört die Übergabe zur Umstellung dazu.

So setzt Takelwerk das für Handwerksbetriebe im Norden um

Takelwerk sitzt in Lübeck und arbeitet mit Betrieben in Schleswig-Holstein und Hamburg. Im kostenlosen Erstgespräch wird zuerst geklärt, was schon da ist: Welche Buchhaltung, welche Projektverwaltung, welche Handys auf der Baustelle. Danach gibt es einen schriftlichen Festpreis – vor dem ersten Arbeitsschritt. Welche Leistungen für diesen Einstieg dazugehören, steht auf der Leistungsseite.

Häufige Fragen

Ist ein digitaler Stundenzettel Pflicht?

Pflicht ist die Erfassung, nicht eine bestimmte digitale Form. § 17 MiLoG erfasst Beschäftigte in den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, darunter das Baugewerbe, sowie Minijobber grundsätzlich branchenübergreifend; Beschäftigungen in Privathaushalten nach § 8a SGB IV sind ausgenommen. Weitere Ausnahmen und Vereinfachungen können sich aus MiLoDokV und MiLoAufzV ergeben. Das Bundesarbeitsgericht verlangt zudem ein tatsächlich genutztes, objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung (1 ABR 22/21).

Welche App ist die beste für digitale Stundenzettel im Handwerk?

Entscheidend ist, ob die Erfassung auf euren Baustellen funktioniert und die Daten ohne erneutes Abtippen in die Buchhaltung oder Projektverwaltung gelangen. Je nach vorhandener Software kann dafür ein bestehendes Modul, eine App oder ein eigenes Formular mit Anbindung passen.

Was passiert, wenn auf der Baustelle kein Netz ist?

Dann muss die gewählte Lösung Einträge auf dem Gerät zwischenspeichern und später synchronisieren können. Ob eine App, ein vorhandenes Modul oder ein eigenes Formular das unterstützt, gehört vor der Auswahl in einen Test ohne Netz.

Funktioniert das auch für Arbeitszettel und Wochenzettel?

Ja, mit derselben Mechanik. Ein Arbeitszettel erfasst neben der Zeit auch Tätigkeit, Material und Regieleistungen; ein Wochenzettel fasst die Tage zusammen. Beides sind am Ende strukturierte Daten, die einem Auftrag zugeordnet und weitergereicht werden – ob an die Rechnung, die Nachkalkulation oder die Lohnabrechnung.

Was kostet die Umstellung auf digitale Stundenzettel?

Erste Automatisierungen beginnen bei 490 Euro netto. Hinzu kommt die gesetzliche Umsatzsteuer. Der Festpreis für Erfassungsformular, Projektzuordnung und Übergabe an die Buchhaltung steht schriftlich fest, bevor Takelwerk mit der Arbeit beginnt.