Baustelle, Büro und Abrechnung verbinden

Der Monteur oder die Bauleitung wählt den Auftrag und hält die ausgeführten Arbeiten fest. Je nach Betrieb kommen Personen und Stunden, Material, Geräte, Fotos, Wetter oder besondere Vorkommnisse hinzu. Pflichtfelder und Auswahllisten sorgen dafür, dass die Angaben zum Auftrag passen und das Büro nicht jede Bezeichnung nachträglich zuordnen muss.

Fehlt auf der Baustelle eine Angabe, zeigt die Erfassung das vor dem Abschluss. Eine Unterschrift oder andere Bestätigung wird nur dort vorgesehen, wo der Betrieb sie für seinen Ablauf tatsächlich braucht. So entsteht ein Tagesbericht oder Regiebericht, der vollständig weitergegeben werden kann, statt als Foto oder Zettel im Postfach zu landen.

Das Büro sieht den eingegangenen Bericht beim richtigen Auftrag und prüft Leistungen, Zeiten, Material und Abweichungen. Rückfragen bleiben mit dem Bericht verbunden. Erst nach der vorgesehenen Freigabe übergibt der Ablauf die Daten an die Auftragsdokumentation, die Handwerkersoftware oder die Buchhaltung.

Eine Rechnung wird nicht blind aus jeder Meldung erzeugt oder verschickt. Du legst fest, wer Leistungen bestätigt, welche Angaben abrechenbar sind und wann das Büro übernehmen muss. Der Ablauf bereitet die Arbeit vor; die fachliche und kaufmännische Entscheidung bleibt bei der zuständigen Person.

Maße, Mengen und Positionen werden mobil erfasst oder aus einem vorhandenen Dokument übernommen. Der Auftrag, der Arbeitsbereich und die zugehörige Leistungsposition stehen dabei fest. Fotos, Skizzen oder Hinweise auf Abweichungen lassen sich direkt ergänzen.

Bei einem Lieferschein ordnet der Ablauf die Lieferung dem Auftrag zu und hält fest, was tatsächlich angekommen oder verbaut worden ist. Unklare Positionen werden nicht automatisch weitergebucht, sondern zur Prüfung markiert. So bleibt sichtbar, wo eine Menge bestätigt oder eine Abweichung geklärt werden muss.

Die zuständige Person prüft Mengen, Leistungen und Änderungen. Nach ihrer Freigabe übergibt der Ablauf die bestätigten Angaben an die Abrechnung. Das Büro sieht, welche Grundlage zur Rechnung gehört und welche Rückfrage noch offen ist.

Erfasste Ist-Zeiten und Materialmengen können zugleich in die Nachkalkulation einfließen. Dort vergleicht der Betrieb sie mit den geplanten Werten. Takelwerk verbindet dafür die vorhandenen Programme oder richtet eine passende Auswertung ein, ohne eine zweite Datenerfassung als neuen Pflichtschritt einzubauen.